Funkcję Dyrektora Wydziału Administracji, Nadzoru i Kadr sprawuje Jolanta Koszczał - Sekretarz Powiatu:

W ramach Wydziału Administracji, Nadzoru i Kadr ustala się;

• Referat Kadr i Obsługi Rady Powiatu
• Referat Marketingu i Współpracy Zagranicznej
• Biuro Audytu Wewnętrznego i Kontroli
• Biuro Zamówień Publicznych
• Dział Administracyjno-Gospodarczy
• Kancelaria Ogólna

Wydział Administracji, Nadzoru i Kadr nadzoruje bezpośrednio Sekretarz Powiatu.

1. Wydział Administracji, Nadzoru i Kadr zapewnia sprawną organizację funkcjonowania Starostwa. Do zadań wydziału należy między innymi:
   • realizacja zadań wynikających z ustawy o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa,
   • przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg, wniosków i petycji oraz prowadzenie ich rejestrów,
   • prowadzenie dokumentacji dotyczącej kontroli prowadzonej w Starostwie przez zewnętrzne organy kontrolne,
   • zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej,
   • przygotowywanie i organizowanie spraw związanych z wyborami i referendami,
   • obsługa narad i spotkań Starosty,
   • prowadzenie spraw z zakresu podziału terytorialnego,
   • koordynowanie zadań dotyczących wypełniania obowiązków wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej,
   • prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,
   • zapewnienie prawidłowej obsługi informatycznej, w tym zapewnienie właściwego zaopatrzenia w sprzęt komputerowy,
   • realizacja zadań, wynikających z ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej w zakresie spraw o charakterze administracyjnym, w tym między innymi:
     • przygotowanie porozumień z gminami, okręgową radą adwokacką oraz radą okręgowej izby radców prawnych,
     • przygotowanie informacji na stronę BIP,
     • przekazanie niezbędnych informacji wojewodzie i Ministrowi Sprawiedliwości,
     • przechowywanie oświadczeń, co do treści których Starosta jest administratorem danych osobowych w warunkach uniemożliwiających dostęp do nich osób nieuprawnionych.
   • nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
   • prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego.
2. Do Referatu Kadr i Obsługi Rady Powiatu należy w szczególności:
   • prowadzenie spraw kadrowych  pracowników Starostwa, w tym:
     • prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,
     • przygotowywanie skierowań dla  pracowników na badania lekarskie i szkolenia bhp,
     • przygotowywanie dokumentacji dotyczącej ocen okresowych pracowników,
     • przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych i prowadzenie ich ewidencji,
     • prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
   • prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz ewidencji urlopów wypoczynkowych Kierowników podległych jednostek organizacyjnych: PCPR, ZDP i  PUP,
   • przygotowywanie dokumentacji dotyczącej przeprowadzenia otwartych i konkurencyjnych naborów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze w Starostwie,
   • prowadzenie spraw związanych z rodzicielstwem,
   • prowadzenie dokumentacji dotyczącej szkolenia, kształcenia i doskonalenia zawodowego pracowników Starostwa,
   • sporządzanie wniosków o odznaczenia dla pracowników Starostwa,
   • przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie wydziałami i stanowiskami pracy materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, jej komisji i Zarządu oraz innych materiałów
   • na posiedzenia i obrady tych organów,
   • prowadzenie rejestrów i przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy Powiatu,
   • przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
   • prowadzenie rejestru wniosków, interpelacji i zapytań radnych,
   • organizacja i obsługa zebrań, sesji Rady, posiedzeń jej komisji i Zarządu, w tym sporządzanie protokołów,
   • organizowanie szkoleń radnych,
   • prowadzenie ewidencji udzielanych informacji publicznych z zakresu działania  wydziału,
   • koordynowanie zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznych.
3. Do Referatu Marketingu i Współpracy Zagranicznej należy w szczególności:
   • realizacja zadań promocyjnych wynikających z obowiązujących powiat dokumentów strategicznych,
   • realizacja zadań związanych z udostępnieniem herbu i flagi powiatu, a także innej symboliki (np. logo),
   • prowadzenie spraw związanych z udziałem powiatu w rankingach i konkursach,
   • inicjowanie, planowanie, koordynowanie oraz nadzór nad kampaniami promocyjnymi, informacyjnymi i społecznymi z udziałem powiatu,
   • współpraca w zakresie promocji powiatu z organami administracji rządowej i samorządowej, stowarzyszeniami oraz innymi organizacjami i instytucjami,
   • reprezentowanie powiatu podczas imprez wystawienniczych i innych o charakterze promocyjnym, w tym organizacja i obsługa stoiska;
   • prowadzenie spraw dotyczących projektowania, zamawiania i dystrybucji powiatowych gadżetów i wydawnictw promocyjnych oraz nadzór graficzny i merytoryczny w tym zakresie,
   • administrowanie oficjalną stroną internetową powiatu oraz prowadzenie działań promocyjno- informacyjnych w social mediach,
   • inicjowanie kontaktów zagranicznych, wspólnych przedsięwzięć w ramach umów z partnerami zagranicznymi oraz realizacja i koordynowanie działań wynikających z tych umów,
   • organizowanie pobytów delegacji zagranicznych oraz wyjazdów za granicę oficjalnych delegacji władz powiatu,
   • współdziałanie ze środkami masowego przekazu w zakresie działalności powiatu i jego organów, jednostek organizacyjnych powiatu oraz Starostwa.
4. Do zakresu działania Działu Administracyjno- Gospodarczego należy:
   • zaopatrywanie Starostwa w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe, kancelaryjne i gazety,
   • przygotowywanie i realizacja umów związanych z eksploatacją i administrowaniem budynkami Starostwa,
   • wykonywanie czynności mających na celu przestrzeganie przepisów przeciwpożarowych w Starostwie, w tym zlecanie niezbędnych przeglądów,
   • prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku powiatu,
   • współpraca w zakresie niezbędnych napraw i konserwacji,
   • współdziałanie z firmami wykonującymi zadania w zakresie utrzymania czystości i dozoru obiektu,
   • rozliczanie eksploatacji własnych środków transportu,
   • prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,
   • prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych przy współpracy z Wydziałem Finansowym.
5. Do zadań Kancelarii Ogólnej należy:
   • przyjmowanie, rejestrowanie oraz rozdzielanie korespondencji w systemie EZD oraz przekazywanie korespondencji wydziałom, stanowiskom pracy i jednostkom organizacyjnym,
   • wysyłanie korespondencji wychodzącej,
   • prowadzenie i ewidencjonowanie składu chronologicznego,
   • obsługa ePUAP,
   • obsługa interesantów,
   • rejestracja wizyt beneficjentów w punktach nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego i mediacji.
6. Do zakresu działania Biura Zamówień Publicznych należy w szczególności:
   • opracowanie i aktualizacja przepisów wewnętrznych dotyczących procedur udzielania zamówień publicznych w Starostwie,
   • opracowywanie  planu zamówień publicznych oraz jego aktualizacja w danym roku  kalendarzowym, na podstawie wydatków rzeczowych i ich zmian przedłożonych przez  komórki organizacyjne Starostwa oraz jednostki organizacyjne Powiatu w zakresie zamówień udzielanych w imieniu i na rzecz Powiatu,
   • sporządzanie rocznych sprawozdań z zamówień publicznych udzielonych przez Powiat Ostródzki, w oparciu o informacje pozyskane z komórek organizacyjnych Starostwa oraz z jednostek organizacyjnych Powiatu w zakresie zamówień udzielanych w imieniu i na rzecz Powiatu,
   • prowadzenie na rzecz wszystkich komórek organizacyjnych Starostwa postępowań  o udzielenie zamówień publicznych, do których mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej ustawa Pzp), w tym opracowywanie dokumentacji przetargowej we współpracy z komórką organizacyjną Starostwa, której postępowanie dotyczy,
   • prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych poprzez platformę elektroniczną, w tym e-zamowienia oraz zamieszczanie stosownych ogłoszeń i innych dokumentów w Biuletynie Informacji Publicznej,
   • przygotowywanie wymaganych ustawą Prawo zamówień publicznych informacji do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
   • stały udział w pracach komisji przetargowych,
   • podejmowanie czynności w procesach odwoławczych dotyczących postępowań o udzielenie zamówień publicznych, do których mają zastosowanie przepisy ustawy Pzp,
   • prowadzenie rejestru zamówień publicznych, do których mają zastosowanie przepisy ustawy Pzp;
   • prowadzenie rozliczeń wadiów oraz zabezpieczeń należytego wykonania umów, w porozumieniu z komórką organizacyjną Starostwa, której dane zamówienie dotyczy,
   • przygotowywanie – w porozumieniu z komórką organizacyjną, której zamówienie dotyczy, ogłoszenia do Biuletynu Zamówień Publicznych o wykonaniu umowy,
   • współpraca z komórkami organizacyjnymi Starostwa wdrażającymi działania/projekty dofinansowywane ze źródeł zewnętrznych,
   • udzielanie konsultacji jednostkom organizacyjnym Powiatu, na ich wniosek, w zakresie poprawności stosowania przepisów ustawy Pzp oraz udzielania zamówień, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130.000 złotych,
   • kontrola, na polecenie Starosty Ostródzkiego, postępowań o udzielanie zamówień publicznych prowadzonych przez jednostki organizacyjne Powiatu Ostródzkiego.
7. Do zakresu działania Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli należy w szczególności:
   • niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostkach organizacyjnych Powiatu, w tym ocena adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli,
   • ocena zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi procedurami wewnętrznymi w powiatowych jednostkach organizacyjnych,
   • ocena efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli,
   • ocena wiarygodności sprawozdań finansowych oraz sprawozdania z wykonania budżetu,
   • wykonywanie czynności doradczych w zakresie audytu wewnętrznego, mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostek,
   • przeprowadzanie analizy obszarów ryzyka powiatowych jednostek organizacyjnych oraz wybór zadań do audytu wewnętrznego,
   • opracowywanie rocznego planu audytu wewnętrznego Powiatu opartego na analizie ryzyka,
   • realizacja zadań audytowych zgodnie z zatwierdzonym przez Starostę rocznym planem,
   • przedkładanie Staroście sprawozdań i informacji w zakresie realizowanych zadań audytowych,
   • sporządzanie i przedstawianie Staroście sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni,
   • prowadzenie monitoringu wdrażania zaleceń oraz przeprowadzanie czynności sprawdzających zadań zapewniających z zakresu audytu,
   • współdziałanie i współpraca z inspektorami kontroli zewnętrznej i audytorami zewnętrznymi,
   • gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji dotyczącej przeprowadzonych audytów,
   • wykonywanie kontroli finansowej w jednostkach organizacyjnych Powiatu,
   • przedkładanie Staroście wniosków w sprawie rozpatrzenia określonych problemów związanych z działalnością kontrolowanych podmiotów,
   • przeprowadzanie na zlecenie Starosty kontroli wewnętrznej w Starostwie w zakresie zadań będących w kompetencji kierownika jednostki,
   • przygotowywanie projektów planów kontroli,
   • opracowywanie informacji o przebiegu i wynikach kontroli,
   • gromadzenie dokumentacji z działalności kontrolnej.