Funkcję Naczelnika Wydziału Administracji, Nadzoru i Kadr sprawuje Jolanta Koszczał - Sekretarz Powiatu:

W ramach Wydziału Administracji, Nadzoru i Kadr ustala się;

• Biuro Zamówień Publicznych
• Biuro Audytu Wewnętrznego i Kontroli
• Biuro Rady Powiatu
• Biuro Kadr
• Dział Administracyjno-Gospodarczy, w tym jedno stanowisko pracy w Morągu, którego zadaniem jest obsługa administracyjna oddziałów zamiejscowych
• Kancelarię Ogólną

Wydział Administracji, Nadzoru i Kadr nadzoruje bezpośrednio Sekretarz Powiatu.

Wydział Administracji, Nadzoru i Kadr zapewnia sprawną organizację funkcjonowania Starostwa. Do podstawowych zadań Wydziału należy w szczególności: 

1. Prowadzenie zbiorczych ewidencji skarg i wniosków wpływających do Starostwa, przekazywanie ich wydziałom bądź stanowiskom pracy oraz innym jednostkom do załatwienia według właściwości,
2. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej kontroli prowadzonej w Starostwie przez zewnętrzne organy kontrolne,
3. Zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej,
4. Przygotowywanie i organizowanie spraw związanych z wyborami i referendami,
5. Obsługa narad i spotkań Starosty,
6. Wydawanie zezwoleń na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie drobnej wytwórczości przez zagraniczne osoby prawne i fizyczne,
7. Prowadzenie spraw z zakresu podziału terytorialnego,
8. Koordynowanie zadań dotyczących wypełniania obowiązków wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej,
9. Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,
10. Koordynowanie zadań związanych z realizacją ustawy o ochronie danych osobowych,
11. Prowadzenie ewidencji wysłanych wniosków o zarejestrowanie zbioru danych osobowych,
12. Utrzymywanie w ciągłej sprawności sprzętu komputerowego,
13. Opracowywanie specyfikacji przetargowej na zakup sprzętu komputerowego,
14. Dokonywanie zakupów oprogramowania,
15. Prowadzenie współpracy z dostawcami sprzętu i oprogramowania w zakresie serwisu, gwarancji i modyfikacji programów,
16. Prowadzenie podstawowego szkolenia pracowników w zakresie obsługi sprzętu komputerowego,

 

Do Biura Kadr należy w szczególności:

1. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej szkolenia, kształcenia i doskonalenia zawodowego pracowników Starostwa
2. Przeprowadzanie otwartych i konkurencyjnych naborów na wolne, urzędnicze stanowiska pracy w Starostwie,
3. Prowadzenie spraw kadrowych pracowników Starostwa,
4. Prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,
5. Przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
6. Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
7. Współpraca z Działem Administracyjno-Gospodarczym w zakresie BHP i higieny pracy.

Do Biura Rady Powiatu należy w szczególności:

1. Przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie wydziałami i stanowiskami pracy materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, jej Komisji i Zarządu oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
2. Prowadzenie rejestrów i przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy Powiatu,
3. Przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej Komisji oraz poszczególnych radnych,
4. Prowadzenie rejestru wniosków i zapytań radnych,
5. Podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej Komisji i Zarządu, w tym sporządzanie protokołów,
6. Organizowanie szkoleń radnych,
7. Prowadzenie ewidencji udzielanych informacji publicznych z zakresu działania wydziału,
8. Koordynowanie zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznych.

Do zakresu działania Działu Administracyjno- Gospodarczego należy:

1. Zaopatrywanie Starostwa w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe, kancelaryjne i gazety,
2. Przygotowywanie i realizacja umów związanych z eksploatacją i administrowaniem siedzibą Starostwa,
3. Zapewnienie przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przeciwpożarowych w Starostwie,
4. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku powiatu,
5. Nadzór nad pracownikami zatrudnionymi na stanowiskach pomocniczych i obsługi w tym nad doraźnymi naprawami i konserwacją,
6. Współdziałanie z firmami wykonującymi zadania w zakresie utrzymania czystości i dozoru obiektu,
7. Rozliczanie eksploatacji własnych środków transportu,
8. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,
9. Prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych w programie PUMA przy współpracy z Wydziałem Finansowym.

Do zadań Kancelarii Ogólnej należy:

1. Przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji oraz prowadzenie właściwych ewidencji,
2. Nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
3. Prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
4. Wysyłanie korespondencji i przesyłek,
5. Prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego.

Do zakresu działania Biura Zamówień Publicznych należy w szczególności:

1. Opracowywanie i aktualizacja przepisów wewnętrznych, dotyczących procedur zamówień publicznych,
2. Opracowywanie planu zamówień publicznych Starostwa na dany rok na podstawie planu wydatków rzeczowych,
3. Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na rzecz wszystkich komórek organizacyjnych Starostwa,
4. Stały udział pracowników Biura w komisjach przetargowych i opracowywanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
5. Podejmowanie czynności w procesie odwoławczym w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego,
6. Prowadzenie rejestru zamówień publicznych w Starostwie,
7. Kontrola postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzonych przez jednostki organizacyjne Powiatu na polecenie Starosty Ostródzkiego,
8. Współpraca z komórkami wdrażającymi działania/projekty dofinansowywane ze źródeł zewnętrznych,
9. Sporządzanie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.

Do zakresu działania Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli należy w szczególności:

1. Niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostkach organizacyjnych Powiatu, w tym ocena adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli,
2. Ocena zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi procedurami wewnętrznymi w powiatowych jednostkach organizacyjnych,
3. Ocena efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli,
4. Ocena wiarygodności sprawozdań finansowych oraz sprawozdania z wykonania budżetu,
5. Wykonywanie czynności doradczych w zakresie audytu wewnętrznego, mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostek
6. Przeprowadzanie analizy obszarów ryzyka powiatowych jednostek organizacyjnych oraz wybór zadań do audytu wewnętrznego,
7. Opracowywanie rocznego planu audytu wewnętrznego Powiatu opartego na analizie ryzyka,
8. Realizacja zadań audytowych zgodnie z zatwierdzonym przez Zarząd rocznym planem,
9. Przedkładanie Zarządowi sprawozdań i informacji w zakresie realizowanych zadań audytowych,
10. Sporządzanie i przedstawianie Zarządowi sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni,
11. Współdziałanie i współpraca z inspektorami kontroli zewnętrznej i audytorami zewnętrznymi,
12. Gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji dotyczącej przeprowadzonych audytów,
13. Wykonywanie kontroli finansowej w jednostkach organizacyjnych Powiatu,
14. Przedkładanie Zarządowi lub Staroście wniosków w sprawie rozpatrzenia określonych problemów związanych z działalnością kontrolowanych podmiotów,
15. Przeprowadzanie na zlecenie Starosty kontroli wewnętrznej w Starostwie w zakresie zadań będących w kompetencji kierownika jednostki,
16. Przygotowywanie projektów planów kontroli,
17. Opracowywanie informacji o przebiegu i wynikach kontroli,
18. Gromadzenie dokumentacji z działalności kontrolnej.