Informacja o przyjmowaniu zgłoszeń zewnętrznych przez organ publiczny (Radę Powiatu lub Zarząd Powiatu w Ostródzie) zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów

1. Jeśli masz wiedzę, że doszło naruszenia prawa możesz przekazać zgłoszenie do Rady Powiatu lub Zarządu Powiatu w Ostródzie, następującymi sposobami, które gwarantują zachowanie poufności przekazanych informacji:
   • pocztą na adres do korespondencji:
     1. Rada Powiatu w Ostródzie – Koordynator ds. zgłoszeń; 14-100 Ostróda, ul. Jana III Sobieskiego 5, z dopiskiem „sygnalista – zgłoszenie”, „zgłoszenie sygnalisty – nie otwierać”, „Koordynator ds. zgłoszeń” lub inne, wskazujące że dotyczy zgłoszenia naruszenia prawa,
     2. Zarząd Powiatu w Ostródzie – Koordynator ds. zgłoszeń; 14-100 Ostróda, ul. Jana III Sobieskiego 5, z dopiskiem „sygnalista – zgłoszenie”, „zgłoszenie sygnalisty – nie otwierać”, „Koordynator ds. zgłoszeń” lub inne, wskazujące że dotyczy zgłoszenia naruszenia prawa,
   • elektronicznie na adres poczty elektronicznej: 
     1. Rada Powiatu: naruszenierada@powiat.ostroda.pl
     2. Zarząd Powiatu: naruszeniezarzad@powiat.ostroda.pl
        lub wskazać potrzebę kontaktu celem dokonania zgłoszenia ustnego,
   • telefonicznie na numer telefonu (89) 642 98 40 – informujemy, że rozmowy nie są nagrywane.
     Zachęcamy, aby w przypadku pisemnego przekazania zgłoszenia skorzystać z formularza zgłoszenia naruszenia prawa – załącznik Formularz zgłoszenia naruszenia prawa 
     Jeśli jest to możliwe, złóż zgłoszenie wewnętrzne z wykorzystaniem powyższych kanałów komunikacji. Takie zgłoszenie również zapewnia poufność oraz ochronę przed stosowaniem działań odwetowych.
2. Jeśli chcesz skorzystać z ochrony sygnalisty musisz spełnić poniższe przesłanki:
   • jesteś osobą fizyczną,
   • zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, t.j.:
     • korupcji,
     • zamówień publicznych,
     • usług, produktów i rynków finansowych,
     • zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
     • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
     • bezpieczeństwa transportu,
     • ochrony środowiska,
     • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
     • bezpieczeństwa żywności i pasz,
     • zdrowia i dobrostanu zwierząt,
     • zdrowia publicznego,
     • ochrony konsumentów,
     • ochrony prywatności i danych osobowych,
     • bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
     • interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
     • rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
     • konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
   • informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
     Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów:
     • o ochronie informacji niejawnych,
     • tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych,
     • tajemnicy postępowania karnego.

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).

3. Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności. Tryb postępowania jest następujący:
   • potwierdzenie wpływu zgłoszenia, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe,
   • wstępna weryfikacja zgłoszenia,
   • podjęcie działań następczych i wszczęcie postępowania wyjaśniającego, jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako podlegające pod przepisy ustawy o ochronie sygnalistów,
   • kontakt z sygnalistą - jeśli występuje konieczność uzupełnienia informacji od niego,
   • informacja zwrotna do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.

Rada Powiatu lub Zarząd Powiatu w Ostródzie rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne w ramach swoich kompetencji jako organu publicznego w zakresie określonym w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów.

Rada Powiatu lub Zarząd Powiatu może przyjąć do rozpatrzenia także zgłoszenie dokonane anonimowo. W takim przypadku jednak sygnalista nie zostanie poinformowany zarówno o przyjęciu zgłoszenia jak również o podjętych działaniach następczych.

4. Rada Powiatu lub Zarząd Powiatu w Ostródzie przekaże informację zwrotną do sygnalisty na otrzymany w zgłoszeniu w danych kontaktowych adres do korespondencji. Informacja zostanie przekazana w terminie 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. W przypadku konieczności dalszego działania ze strony Rady Powiatu lub Zarządu Powiatu w Ostródzie, pełna informacja zostanie przekazana sygnaliście w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, o czym poinformujemy go wcześniej w terminie do 3 miesięcy.  
5. Rada Powiatu lub Zarząd Powiatu w Ostródzie dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że:
   • tylko i wyłącznie upoważnieni członkowie organu lub pracownicy Starostwa Powiatowego w Ostródzie mają dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty,
   • dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione,
   • możliwość kontaktu z sygnalistą ma jedynie pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa – Koordynator ds. zgłoszeń.
6. Dane osobowe sygnalistów Rada Powiatu lub Zarząd Powiatu w Ostródzie przetwarzają w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w Klauzuli informacyjnej, która jest zamieszczona pod linkiem - Klauzula RODO Rada Powiatu lub Klauzula RODO Zarząd Powiatu.
7. Rada Powiatu lub Zarząd Powiatu w Ostródzie po otrzymaniu zgłoszenia podejmuje działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.
   Takimi działaniami mogą być:
   • postępowanie wyjaśniające,
   • wniesienie oskarżenia,
   • działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie postępowania
   • przekazanie zgłoszenia do innego, uprawnionego podmiotu .
     Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.
8. Pomoc prawna dla sygnalisty
   Każdej osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia prawa (sygnaliście) przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, świadczone na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat/miasto na prawach powiatu, który jest właściwy dla Twojego miejsca zamieszkania.
   Ponadto, Sygnalista, który obawia się lub doświadczył działań odwetowych może także zgłosić ten fakt do Rady Powiatu Lub Zarządu Powiatu w Ostródzie. 
   Sygnaliście przysługuje również ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środkami ochrony prawnej są m.in.: złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa - zastosowania wobec sygnalisty działań odwetowych, do organów ścigania tj. Policji i jednostek prokuratury lub wystąpienie z roszczeniem o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych.
9. Sygnalisto pamiętaj, że dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności (m.in. dyscyplinarnej, za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa). Gdyby wszczęto postępowanie możesz wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Jedynym warunkiem ochrony jest fakt, że jako sygnalista masz uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, pod warunkiem, że uzyskanie informacji lub dostęp do informacji nie stanowią czynu zabronionego.
   Uwaga! Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).
10. Pamiętaj, że możesz złożyć zgłoszenie zewnętrzne do innych organów publicznych lub do Rzecznika Praw Obywatelskich – dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich dostępne są na stronie Rzecznika Praw Obywatelskich.