1. Utrzymywanie systemu informatycznego obsługującego bazy danych ewidencyjnych w ciągłej gotowości operacyjnej.
2. Utrzymywanie operatu ewidencyjnego w stanie aktualności, tj. zgodności z dostępnymi dokumentami i materiałami źródłowymi, w tym prowadzenie w systemie informatycznym bieżącej aktualizacji części opisowej i kartograficznej operatu ewidencji gruntów i budynków w oparciu o:
   • prawomocne orzeczenia sądowe, akty notarialne, ostateczne decyzje administracyjne, akty normatywne, materiały zasobu,
   • opracowania geodezyjne i kartograficzne przyjęte do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, zawierające wykazy zmian danych ewidencyjnych,
   • dokumentację architektoniczno-budowlaną gromadzoną i przechowywaną przez organy administracji publicznej,
   • ewidencję publiczną prowadzoną na podstawie innych przepisów,
   • zgłoszone przez właścicieli gruntów i budynków, a w odniesieniu do gruntów państwowych i samorządowych - inne osoby fizyczne lub prawne, w których władaniu znajdują się grunty i budynki lub ich części, zmiany danych objętych ewidencją gruntów i budynków (zmiany te powinny być zgłoszone staroście w terminie 30 dni, licząc od dnia powstania tych zmian).
3. Udzielanie informacji z operatu ewidencji gruntów i budynków.
4. Prowadzenie rejestru cen i wartości nieruchomości.
5. Wydawanie zaświadczeń w oparciu o dane zawarte w operacie ewidencji gruntów i budynków.
6. Wydawanie decyzji ewidencyjnych.
7. Wydawanie wypisów, wyrysów na wniosek osób prawnych i fizycznych.
8. Bieżące zawiadamianie Sądów Rejonowych, Urzędów Gmin, osób fizycznych i prawnych o zaistniałych zmianach w operacie ewidencji gruntów i budynków.
9. Sporządzenia niezbędnych zestawień z danych zawartych w operacie ewidencji gruntów i budynków.
10. Wykonywanie badania stanów prawnych nieruchomości, wyjaśnianie rozbieżności pomiędzy zapisem ksiąg wieczystych a operatem ewidencji gruntów.
11. Występowanie z żądaniem dostarczenia dokumentów w celu wprowadzenia zmian w operacie ewidencji gruntów i budynków.
12. Archiwizacja wycofanych danych ewidencyjnych.
13. Ochrona danych ewidencyjnych przed ich utratą, zniszczeniem, niepożądaną modyfikacją, nieuprawnionym do nich dostępem i ujawnieniem, archiwizacja baz.
14. Prowadzenie spraw zawiązanych z założeniem i modernizacją ewidencji gruntów i budynków.

Wymagane dokumenty:
akty notarialne, prawomocne orzeczenia sądowe (postanowienia o nabyciu spadku, ugody, itp.) opracowania geodezyjne, opracowania architektoniczno-budowlane, zawiadomienia, zaświadczenia, wniosek strony

Miejsce złożenia dokumentów:
w kancelarii ogólnej Starostwa Powiatowego w Ostródzie przy ul. Jana III Sobieskiego 5, pok. nr 133,

Wnioski w formie dokumentu elektronicznego opatrzone powinny być kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (art. 63 § 3a KPA Dz.U. z 2024 r.poz.572)

sprawy prowadzą:

1. prowadzenie ewidencji gruntów i budynków na terenie miasta i gminy Miłomłyn - pok. nr 320, tel. 89 642-98-37,
2. prowadzenie ewidencji gruntów i budynków na terenie miasta Ostróda - pok. nr 320, tel. 89 642-98-37,
3. prowadzenie ewidencji gruntów i budynków na terenie gminy Ostróda - pok. nr 321, tel. 89 642-98-21,
4. prowadzenie ewidencji gruntów i budynków na terenie gminy Łukta - pok. nr 336, tel. 89 642-98-35,
5. prowadzenie ewidencji gruntów i budynków na terenie gminy Grunwald i gminy Dąbrówno - pok. nr 336, tel. 89 642-98-35.

​​oddział w Morągu:

1. prowadzenie ewidencji gruntów i budynków na terenie gminy Morąg, miasto Miłakowo i gmina Miłakowo - pok. nr 9, tel. 89 642-98-98,
2. prowadzenie ewidencji gruntów i budynków na terenie gminy Małdyty i miasto Morąg - pok. nr 8, tel. 89 642-98-98.

Dokumenty można składać codziennie: w poniedziałki w godzinach 8:00 do 16:00, natomiast od wtorku do piątku w godzinach 7:00 do 15:00.

Termin załatwienia sprawy: 
Niezwłocznie przy przestrzeganiu terminów ustawowych

Jednostka odpowiedzialna:
Wydział Gospodarki Nieruchomościami i Ewidencji Gruntów - Dyrektor Wydziału -pokój nr 322 tel. 89 642-98-33

Podstawa prawna:

• ustawa Prawo geodezyjne i kartograficzne z dnia 17 maja 1989 r. (Dz.U. z 2024 r., poz. 1151 z późn. zm.)
• rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz.U. z 2024 r., poz. 219) 
• rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych i Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych (Dz.U. z 1999 r., nr 112, poz. 1316 i 1317)