Informacja o wynikach kontroli przeprowadzonej przez Biuro Kontroli Starostwa Powiatowego w Ostródzie

Biuro Kontroli informuje, że w 2005 r. w przeprowadzono kontrole w jednostkach organizacyjnych Powiatu oraz jednostkach organizacyjnych stanowiących aparat pomocniczy kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży, zgodnie z planem określonym w Uchwale Nr 123/175/2005 Zarządu Powiatu w Ostródzie z dnia 11.01.2005 r.

Tematyka kontroli:
- wykonanie zaleceń pokontrolnych,
- gospodarka pieniężna.
- wydatki budżetowe 2004 r.,
- sprawozdawczość budżetowa.
Szczególnym zagadnieniem w temacie „wydatki budżetowe 2004 r.” jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

Realizacja planu kontroli w okresie od 1 stycznia do 30 września 2005 r. przedstawia się następująco:
1. Zarząd Dróg Powiatowych w Ostródzie – 20, 21 styczeń
2. Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Ostródzie – 15-17 luty
3. Liceum Ogólnokształcące im. J. Bażyńskiego w Ostródzie - 21-23 luty
4. Powiatowy Urząd Pracy w Ostródzie – 1,2,7 marzec
5. Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Ostródzie – 9-11 marzec
6. Centrum Kształcenia Ustawicznego w Ostródzie – 16,17,21 marzec
7. Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Ostródzie – 4, 5 kwiecień
8. Bursa Szkolna w Ostródzie – 18-22 kwiecień
9. Dom Pomocy Społecznej w Szyldaku – 26-29 kwiecień
10. Zespół Szkół Zawodowych im. S. Petofi w Ostródzie – 9-11,13 maj
11. Zespół Szkół Agro-Ekonomicznych w Dobrocinie – 17-19 maj
12. Zespół Szkół Rolniczych im. W. Witosa w Ostródzie – 23-25 maj
13. Zespół Szkół Licealnych w Morągu – 22-24 czerwiec
14. Dom Dziecka w Morągu – 23-30 czerwca i 1 lipca
15. Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Szymanowie – 12-14 lipiec
16. Zespół Szkół w Saminie – 19,20 lipiec
17. Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Miłakowie – 27,28 lipiec
18. Zespół Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących w Morągu – 20,21 wrzesień
19.  Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Morągu – 22,23 wrzesień
20. Dom Dziecka w Ostródzie – 26,27 wrzesień
21. Dom Dziecka w Grabinku – 28,29 wrzesień

Wyniki kontroli:

1. Kontrola przeprowadzona w Zarządzie Dróg Powiatowych w Ostródzie dotyczyła sprawdzenia rzetelności odpowiedzi na zalecenie pokontrolne Zarządu Powiatu zobowiązujące jednostkę do określania maksymalnej wartości zamówienia w umowach zawartych z dostawcą, zgodnie z przepisami art. 51 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych. Kontroli dokonano na podstawie umów zawartych w okresie od 8 stycznia do 31 grudnia 2004 r. Z przedstawionej dokumentacji wynika, że kontrolowana jednostka udzieliła rzetelnej odpowiedzi na zalecenia pokontrolne. W każdej umowie określono maksymalną wartość nominalną zamówienia, wyrażoną w złotych, ustaloną w dniu zawierania transakcji.
2. Kontrola przeprowadzona w Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Ostródzie wykazała, że nadzorowana przez Zarząd Powiatu jednostka prawidłowo realizując swoje zadania wynikające z obowiązujących przepisów, prawidłowo prowadzi księgi rachunkowe, posiada wymaganą dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości oraz właściwie sporządza wymagane sprawozdania budżetowe.
3. Kontrola przeprowadzona w pozostałych jednostkach organizacyjnych wykazała, nieprawidłowości w prowadzeniu działalności socjalnej. Bardzo często nie przestrzega się obowiązku przekazywania środków na rachunek bankowy ZFŚS w obowiązujących terminach w odpowiedniej wysokości, co narusza przepisy art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Ponadto postanowienia regulaminu dotyczące zasad prowadzenia działalności socjalnej są niezgodne z przepisami w/w ustawy, a mianowicie:
- dopuszczają możliwość przeznaczania środków funduszu na działalność wykraczającą poza ustawową definicję działalności socjalnej 
- uzależniają przyznawanie świadczeń z funduszu od kryteriów nie wynikających z przepisów ustawy tj. statusu osoby uprawnionej, czas okresu zawartej umowy o pracę, wymiaru czasu pracy i stażu.
- nakładają na osoby uprawnione obowiązek udokumentowania poniesionych wydatków oraz pobytu na wypoczynku organizowanym we własnym zakresie jak również ograniczają możliwość przyznania świadczeń z funduszu w każdym roku.
Zgodnie z ustawą wszyscy uprawnieni mają jednakowe prawa do ubiegania się o różne rodzaje pomocy socjalnej finansowanej z funduszu, dlatego każda osoba uprawniona może ubiegać się o każdy rodzaj ulgi czy dopłaty określonej w regulaminie, jednak bez gwarancji, że taką dopłatę uzyska.
Stwierdzono również częste przypadki przyznawania świadczeń socjalnych w tej samej wysokości wszystkim osobom uprawnionym do korzystania z ZFŚS. Rozwiązanie takie jest sprzeczne z ustawą, która stanowi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Pomoc z ZFŚS powinna trafiać do rąk pracowników najbardziej jej potrzebujących i nie może przerodzić się w dodatkowe świadczenie dla wszystkich zatrudnionych u danego pracodawcy.
4. Kontrola ujawniła nieprawidłowości w dokonywaniu wydatków na podróże służbowe pracowników. Stwierdzono, że w poleceniach wyjazdu służbowego odbywanych prywatnym samochodem pracownika nie wskazuje się pojemności skokowej silnika, co narusza przepisy § 5 ust 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży na obszarze kraju.
Ponadto stwierdzono, że bez zawierania stosownych umów na dokształcanie pracowników, zwracane są koszty dojazdów na studia podyplomowe. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych powyższe świadczenia przysługują pracownikom tylko w przypadku podjęcia nauki na podstawie skierowania zakładu pracy i zawarcia umowy określającej wzajemne prawa i obowiązki stron. Bez zawarcia umów cywilnoprawnych zwracane są również koszty używania samochodów prywatnych w celach służbowych do jazd lokalnych, co narusza przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy.
5. Kontrola wykazała, że jednostki prawidłowo zamykają urządzenia księgowe na koniec roku obrotowego i rzetelnie wykazują dane w wymaganych sprawozdaniach budżetowych.
6. Nie stwierdzono nieprawidłowości w udokumentowaniu operacji kasowych i bankowych kontrolowanych jednostek.
7. Kontrola ujawniła problemy w windykacji należności nie spłaconych w wymaganym terminie. Wezwania do zapłaty kierowane do osób zalegających ze spłatą należności okazały się bezskuteczne. Niejednokrotnie kierowano sprawy na drogę postępowania sądowego.
8. Ustalenia kontroli wskazują, że kontrolowane jednostki w zasadzie prawidłowo realizują swoje zadania. Nieprawidłowości i uchybienia, które popełniono przy ich realizacji są wynikiem niedostatecznej znajomości obowiązujących przepisów prawa lub niewłaściwej ich interpretacji.