Informacja o wynikach kontroli przeprowadzonych przez Biuro Kontroli Starostwa Powiatowego w Ostródzie

 

Biuro kontroli informuje, że w 2006 r. przeprowadzono kontrole w jednostkach organizacyjnych Powiatu oraz jednostkach organizacyjnych stanowiących aparat pomocniczy kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży, zgodnie z planem określonym w Uchwale Nr 177/288/2006 Zarządu Powiatu w Ostródzie z dnia 12 stycznia 2006 roku.
Kontrolą objęto następujące zagadnienia:
- wykonanie zaleceń pokontrolnych;
- wydatki budżetowe 2005 r.;
- sprawozdawczość budżetowa.
Szczegółowym zakresem kontroli objęto wydatki na podróże służbowe pracowników oraz wydatki majątkowe.

Wyniki kontroli przeprowadzonych w I półroczu 2006 r.:

1. Centrum Kształcenia Ustawicznego w Ostródzie
Termin kontroli: 15 – 22 luty 2006 r.
Stwierdzono naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju polegające na rozliczaniu podróży służbowej za okres inny niż wskazany w poleceniu wyjazdu. Delegacje służbowe składane są do rozliczenia po terminie ustalonym w przepisach wewnętrznych kontrolowanej jednostki. Ujawniono nieprawidłową klasyfikację budżetową wydatku na zakup kserokopiarki oraz prowadzenie ewidencji rozrachunków z kontrahentami niezgodnie z zasadami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego.

2. Zespół Szkół Zawodowych im. S. Petőfi w Ostródzie
Termin kontroli: 06 – 10 marzec 2006 r.
Stwierdzono nieprawidłowości przy rozliczaniu kosztów podróży służbowych pracowników polegające na zaniżeniu przysługującej diety oraz dopisywaniu i rozliczaniu kolejnych podróży służbowych, które nie występują w poleceniu wyjazdu, jak również nie określaniu godziny rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Kontrola ujawniła mało skuteczne działania w celu wyegzekwowania zaległości z tytułu odpłatności za wyżywienie uczniów.

3. Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Ostródzie
Termin kontroli:14 – 15 marzec 2006 r.
Kontrola wykazała, że wydatki na podróże służbowe pracowników oraz zakup rzeczowych składników majątku ponoszone były na cele i w wysokości przewidzianej w planie finansowym jednostki. Przestrzegano zasady rozliczania wyłącznie kosztów podróży służbowych odbywanych w terminie i w miejscu oraz środkiem lokomocji wskazanym przez pracodawcę. Sprawozdania budżetowe sporządzono zgodnie z obowiązującymi przepisami.

4. Liceum Ogólnokształcące w Ostródzie
Termin kontroli: 21 – 23 marzec 2006 r.
Stwierdzono nieprawidłowości polegające na zwracaniu kosztów podróży na uczelnię nauczycielowi, który podjął studia podyplomowe bez skierowania udzielonego przez dyrektora szkoły, co narusza przepisy rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 marca 2002 r. w sprawie sposobu podziału środków na wspieranie doskonalenia zawodowego nauczycieli oraz szczegółowych kryteriów i trybu przyznawania tych środków. Brak jednoznacznych uregulowań w przepisach wewnętrznych kontrolowanej jednostki w zakresie wydawania poleceń wyjazdów służbowych pracowników stał się przyczyną błędnego prowadzenia rejestru wydanych delegacji służbowych oraz stosowania niewłaściwych formularzy poleceń wyjazdów służbowych przez nauczycieli odbywających podróże w celu indywidualnego nauczania chorych uczniów. Stwierdzono przypadki rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników za okres, który nie występuje w poleceniu wyjazdu oraz po terminie ustalonym w przepisach wewnętrznych.

5. Zespół Szkół Rolniczych im. W. Witosa w Ostródzie
Termin kontroli: 28 – 31 marzec 2006 r.
Kontrola wykazała nieprawidłowości polegające na rozliczaniu kosztów podróży za okres niezgodny z poleceniem wyjazdu oraz wystawianiu delegacji służbowych osobom nie będącym pracownikami np. uczniom wyjeżdżającym na olimpiady i konkursy. Ponadto stosowano niewłaściwe formularze do rozliczania kosztów podróży służbowych nauczycieli opiekujących się młodzieżą odbywającą zajęcia praktyczne.

6. Specjalny Ośrodek Szkolno – Wychowawczy w Ostródzie
Termin kontroli: 12 – 14 kwiecień 2006 r.
Stwierdzono nieprawidłowości polegające na rozliczaniu kosztów podróży służbowych, pomimo nie wskazania godziny rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej oraz braku daty sprawdzenia delegacji pod względem merytorycznym i rachunkowym, jak również daty i podpisu osoby przedkładającej delegację do rozliczenia w księgowości. Zaliczki na delegacje wypłacano i rozliczano na niewłaściwych formularzach. Ujawniono również nieprawidłowości w klasyfikacji budżetowej wydatków.

7. Powiatowy Urząd Pracy w Ostródzie
Termin kontroli: 24 – 28 kwiecień 2006 r.
Kontrola wykazała, że faktury dotyczące zakupu rzeczowych składników majątku nie zawierają adnotacji o przyjęciu na stan w księdze inwentarzowej, co narusza postanowienia przepisów wewnętrznych w zakresie gospodarowania środkami publicznymi. Stwierdzono nieprawidłowości polegające na rozliczaniu kosztów podróży służbowych za okres niezgodny z poleceniem wyjazdu, jak również przypadki rozliczania delegacji po terminie ustalonym w przepisach wewnętrznych.

8. Świetlica Terapeutyczna w Ostródzie
Termin kontroli: 11 – 12 maj 2006 r.
Koszty podróży służbowych rozliczano zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokumenty księgowe dotyczące zakupu majątku trwałego są prawidłowo opisane, sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. Stwierdzono przypadki błędnej klasyfikacji wydatków.

9. Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Ostródzie
Termin kontroli: 23 – 25 maj 2006 r.
Stwierdzono nieprawidłowości polegające na rozliczaniu kosztów podróży służbowych, pomimo nie wskazania godziny rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej oraz błędy w prowadzeniu rejestru wystawionych delegacji służbowych.

10. Zespół Szkół w Saminie
Termin kontroli: 05 – 07 czerwiec 2006 r.
Zastosowanie niewłaściwych lub niewystarczających środków kontroli wewnętrznej stało się przyczyną dużego opóźnienia w rozliczaniu kosztów podróży służbowych oraz nieprawidłowości polegających na tym, że osoby delegowane sprawdzały i zatwierdzały do wypłaty koszty swoich wyjazdów służbowych. Ponadto ujawniono naruszenie zasady rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych w rozumieniu przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości poprzez nie ujęcie w ewidencji środków trwałych zakupionej kserokopiarki. Stwierdzono również błędy w klasyfikacji budżetowej wydatków na podróże służbowe pracowników i wydatków majątkowych.

11. Poradnia Psychologiczno- Pedagogiczna w Ostródzie
Termin kontroli: 12 – 13 czerwiec 2006 r.
Kontrola wykazała, że dokumenty księgowe dotyczące zakupu rzeczowych składników majątku nie zawierają daty ich wpływu, co uniemożliwia bieżącą kontrolę prawidłowości i terminowości ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych i regulowania zobowiązań. Ujawniono naruszenie zasady rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych w rozumieniu przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości poprzez nie ujęcie w ewidencji majątku trwałego zakupionej licencji na użytkowanie programu komputerowego. Stwierdzono nieprawidłowości polegające na rozliczaniu kosztów podróży służbowych, pomimo nie wskazania godziny rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej oraz rozliczaniu tych kosztów za okres niezgodny z poleceniem wyjazdu, jak również błędy w klasyfikacji budżetowej wydatków.

12. Zespół Szkół Agro-Ekonomicznych w Dobrocinie
Termin kontroli: 20 – 22 czerwiec 2006 r.
Kontrola wykazała nieprawidłowości polegające na wystawianiu delegacji służbowych osobom nie będącym pracownikami np. uczniom wyjeżdżającym na olimpiady i konkursy oraz rozliczaniu kosztów podróży służbowych za okres niezgodny z poleceniem wyjazdu i po terminie wyznaczonym w przepisach wewnętrznych. Stwierdzono również naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych polegające na zwracaniu kosztów podróży na uczelnię pracownikowi, który podjął studia bez skierowania zakładu pracy i zawarcia umowy określającej wzajemne prawa i obowiązki stron. Kontrola ujawniła mało skuteczne działania w celu wyegzekwowania zaległości od Urzędu Gminy i nadpłaty składek do ZUS.

13. Zespól Szkół Licealnych w Morągu
Termin kontroli: 27 – 29czerwiec 2006 r.
Kontrola ujawniła, że dyrektor jednostki odbywał wyjazdy służbowe na podstawie poleceń wystawianych przez osobę nie posiadającą stosownego upoważnienia. Stwierdzono nieprawidłowości polegające na rozliczaniu kosztów podróży służbowych za okres niezgodny z poleceniem wyjazdu.

14. Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Ostródzie
Termin kontroli: 30 czerwiec 2006 r.
Kontrola wykazała, że wydatki na podróże służbowe pracowników oraz zakup rzeczowych składników majątku ponoszone były na cele i w wysokości przewidzianej w planie finansowym jednostki. Nieprzestrzeganie zasady umieszczania na dokumentach dotyczących zakupów inwestycyjnych, adnotacji o przyjęciu na stan w księdze inwentarzowej stało się przyczyną dwukrotnego przyjęcia na stan tego samego środka trwałego.

Postępowania pokontrolne (dla wszystkich jednostek organizacyjnych):
Wyniki i ustalenia kontroli były przedstawiane i omawiane na posiedzeniach Zarządu Powiatu. Jednostki organizacyjne, w których wystąpiły usterki otrzymały zalecenia pokontrolne z 30-dniowym terminem ich wykonania.