Szanowni Państwo,

 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), realizując wynikający z przywołanych przepisów obowiązek informacyjny, nałożony na Starostwo Powiatowe, jako administratora przetwarzającego Państwa dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych ustawowo zadań publicznych,

 

informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych, przetwarzanych w ramach zadań publicznych, realizowanych przez Starostwo Powiatowe w Ostródzie jest Starosta Ostródzki, 14-100 Ostróda, ul. Jana III Sobieskiego 5;
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych można się kontaktować pod nr telefonu: 89 642 98 40 lub adresem e-mail: grobis@powiat.ostroda.pl
3. Państwa dane osobowe są lub będą przetwarzane przez Administratora przede wszystkim w celu wykonania przez Powiat Ostródzki zadań realizowanych w interesie publicznym oraz w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa - w szczególności przez przepisy ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym - oraz w celu wykonania przez Administratora ciążących na nim obowiązków prawnych.

W zakresie zadań Wydziału Administracji, Nadzoru i Kadr Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji ustawowych zadań powiatu, w szczególności:

• prowadzenia rejestru skarg i wniosków, korespondencji oraz petycji;
• prowadzenia spraw pracowniczych;
• organizacji spraw związanych z wyborami i referendami;
• realizacji czynności związanych z dostępem do informacji publicznej i prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej;
• obsługi Rady Powiatu;
• wykonywania zamówień publicznych;
• kontroli i audytu wewnętrznego;
• przygotowania i realizacji umów dotyczących administrowania i eksploatacji siedziby Starostwa.

W uzasadnionych przypadkach Państwa dane osobowe mogą być także przetwarzane w celu wykonania umowy, której będziecie Państwo stroną lub na podstawie Państwa uprzedniej, wyraźnej zgody na ich przetwarzanie, w zakresie, jaki nie wynika z wyżej wskazanych celów.

4.   Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych są przede wszystkim przepisy przywołanego we wstępie rozporządzenia UE, w szczególności:

• art. 6 ust 1 lit. e (wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej),
• art. 6 ust. 1 lit. c (wykonanie obowiązku prawnego),
• art. 6 ust. 1 lit. b (wykonanie umowy),
• art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda osoby fizycznej) oraz
• art. 9 ust. 2 lit b (wypełnienie obowiązków lub wykonania szczególnych praw administratora w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego czy ochrony socjalnej)
• art. 9 ust. 2 lit. g (realizacja ważnego interesu publicznego)
• oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa, normujące zasady oraz warunki prowadzenia i załatwiania spraw, powierzonych do ich realizacji kompetencji Wydziału Administracji, Nadzoru i Kadr, m.in.:

- Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy;

- Ustawa z dnia 23.04.1964 r. – Kodeks cywilny;

- Ustawa z dnia 14.06.1960 r. – kodeks postępowania administracyjnego;

- Ustawa z dnia 05.06.1998 r. o samorządzie powiatowym;

- Ustawa z dnia 05.01.2011 r. – Kodeks wyborczy;

- Ustawa z dnia 06.09.2001 r. o dostępie do informacji publicznej;

- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 08.01.2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków;

- Ustawa z dnia 11.07.2014 r. o petycjach;

- Ustawa z dnia 29.01.2004 r. – Prawo zamówień publicznych

 

5. Odbiorcą Państwa danych osobowych, przetwarzanych w celu realizacji zadań okreśłonych w pkt 3, będą jedynie inne podmioty publiczne upoważnione do ich przetwarzania na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
6. Państwa dane osobowe będą przetwarzane i przechowywane przez okres niezbędny do realizacji zadań publicznych (wskazanych w pkt 3) oraz wypełnienia obowiązku prawnego nałożonego na administratora, a następnie zostaną archiwizowane przez okresy wskazane w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych jak również innych przepisów prawa oraz wewnętrznych regulaminów. Okres przechowywania Państwa danych osobowych może wynikać także z terminów dochodzenia i przedawnienia roszczeń. Po ustaniu lub zakończeniu przetwarzania Państwa dane osobowe zostaną  usunięte.
7. Dodatkowo informujemy, że posiadają Państwo prawo:

a) dostępu do treści swoich danych osobowych, w tym także do informacji, czy są one w ogóle przetwarzane w jakikolwiek sposób;

b) żądania sprostowania swoich danych osobowych w sytuacji stwierdzenia, że są one nieprawidłowe czy niekompletne;

c) usunięcia swoich danych osobowych w przypadkach wynikających z obowiązujących przepisów;

d) ograniczenia zakresu przetwarzania swoich danych osobowych w sytuacjach kiedy jest to uzasadnione;

e) wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie swoich danych osobowych, dotyczących Państwa szczególnej sytuacji;

f) do cofnięcia, w dowolnym momencie, zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, których przetwarzanie zostało powierzone Administratorowi na podstawie uprzedniej Państwa zgody i w przypadku, kiedy nie ograniczają tego wymagania ustawowe;  wycofanie zgody nie ma jednak wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;

8. W związku z przetwarzaniem danych osobowych, posiadacie Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznacie Państwo, że przetwarzanie dotyczących Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa;
9. Państwa dane osobowe, przetwarzane przez Administratora, nie będą podlegały zarówno zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji (w tym profilowaniu) ani przekazaniu ich do Państwa trzeciego czy organizacji międzynarodowej.
10. Podanie przez Państwa danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym. Ich podanie jest Państwa obowiązkiem, wynikającym z obowiązujących przepisów i stanowi warunek konieczny do zrealizowania zadania publicznego dotyczącego sprawy (podania, żądania, wniosku itp.), z którą zgłosiliście się Państwo do Administratora. Konsekwencją odmowy podania danych osobowych będzie odmowa załatwienia Państwa sprawy, wynikająca z formalnej i prawnej niemożności jej rozstrzygnięcia.